Uue aasta algus toob kaasa hoogsa eesmärkide seadmise ja plaanide tegemise. Paljud inimesed soovivad justkui restardi teha ning ellu viia muudatusi. Ent sageli piirdub see sooviga rohkem teha – seada arvukalt eesmärke ja püüelda kiirete tulemuste poole. Sellises olukorras kerkivad esile märksõnad nagu “produktiivsus” ja “efektiivsus”, mida tihti ka raamatupoodide müügihittide seas kohtame. Samas räägitakse harva terviklikust ajajuhtimise süsteemist, mis ühendab need mõisted tõeliselt tulemuslikuks igapäevaeluks.
Enne süsteemi loomisest rääkimist on oluline selgitada, mida tähendavad produktiivsus ja efektiivsus ning milles seisneb nende vahe.
Mis on produktiivsus?
Produktiivsus mõõdab, kui palju ja kui kiiresti sa teatud tegevusi ära teed. See keskendub pigem kvantiteedile – eesmärk on päeva jooksul lõpetada võimalikult palju ülesandeid. Siiski võib puhtalt produktiivne olemine viia tupikusse, kui suurem osa tehtust ei toeta pikaajalisi eesmärke.
Mis on efektiivsus?
Efektiivsus tähendab seevastu strateegilisemat lähenemist. Tulemusele keskendudes tehakse vähem, kuid olulisemaid tegevusi, mis viivad eesmärkide saavutamiseni. Küsimus pole niivõrd „kui palju“ sa teed, vaid „kas see tegevus toetab sinu suuremaid sihte?“. Efektiivsus tähendab tarku valikuid, mis loovad väärtust ja on jätkusuutlikud.
Kumb on tähtsam?
Kas efektiivsus või produktiivsus? Vastus peitub tasakaalus ja terviklikus süsteemis. Ilma ajajuhtimise struktuurita ei pruugi kumbki sõna sulle soovitud tulemusi tuua. Seetõttu on vaja süsteemi, mis ühendab mõlemad mõisted.
Millest võiks koosneda tõhus aja- ja enesejuhtimise süsteem?
Siin on 10 olulist põhikomponenti:
- Selged eesmärgid. Sea 2–3 konkreetset eesmärki 100 päevaks. Vähem on rohkem, kui need on hästi läbimõeldud.
- Tegevuskava koostamine. Iga eesmärgi juurde sõnasta üks kuni mitu konkreetset tegevust, mis viivad sind tulemuste poole.
- Päeva-, nädala- ja kuufookus. Pane kirja oma prioriteedid. Näiteks vali iga nädala jaoks ÜKS oluline asi, mis aitab sind ühe eesmärgi saavutamisel.
- Enesereflektsioon. Kuu kokkuvõtte tegemine aitab hoida motivatsiooni ja märgata edusamme. Refleksioon on nagu iseenda tunnustamine.
- Süvenemisaeg. Planeeri ajaplokid, kus keskendud kindlale tegevusele. Süvenemisele pühendatud aeg on võtmetähtsusega tulemuste saavutamisel.
- Vundamendi hoidmine. Tervislik eluviis toetab nii produktiivsust kui efektiivsust. Magada vähemalt 7 tundi, süüa tervislikult, liikuda iga päev ja leida aega hobideks – need on alustalad.
- Toetavad tööriistad. Kasuta äppe või märkmikke, mis aitavad sul oma ideid ja ülesandeid hallata. Selgus oma süsteemis on võtmetähtsusega.
- Energiataseme ja rütmide arvestamine. Planeeri tegevused vastavalt oma loomulikele energia- ja keskendumistippudele. Hommikuinimese ja õhtuvirguja päevaplaanid võivad erineda.
- Ei” ütlemine ja delegeerimine. Keskendu olulisele ja õpi loobuma liigsest. Ära loo endale „mul on nii kiire“ töölauda.
- Rõõm ja hea energia. Kõige olulisem mõõdik on see, kas sinu tegevused toovad sulle rõõmu. Elu eesmärk pole ainult töö, vaid ka elu elamine.
Benjamin Franklin on öelnud: „Kui sa ei planeeri, siis sa planeerid ebaõnnestumist.“ Planeerimine ja reflekteerimine aitavad fookust hoida ja väikseid võite märgata. Vaata otsa oma süsteemile ja hinda, kas see toetab sind. Produktiivsus muutub efektiivseks, kui sa prioriseerid ja keskendud sellele, mis loob suurimat väärtust.
See terviklik süsteem aitab sul leida tasakaalu tegemise ja tulemuste vahel. Kas oled valmis seda katsetama?
Artikkel ilmus Äripäeva Personaliuudiste veebis.
Artikli kirjutas,
enese- ja ajajuhtimise koolitaja
Signe Ventsel