Kuidas teadlik enese- ja ajajuhtimine aitab keerulisel ajal stressi vähendada ja fookust hoida?

Muutlik aeg, ootamatud sündmused ja suur töökoormus võivad kergesti viia ülekoormuse ja stressini. Just keerulisel ajal tuleb teadlikult juhtida nii oma aega kui ka ennast, et hoida tasakaalu ja teha jätkusuutlikke otsuseid.

Miks see on praegu olulisem kui kunagi varem?

Ebamäärasus väsitab, olgu selleks ebaselgus tööl, muutused ühiskonnas või perekonnas – teadmatus tekitab stressi ja nõuab rohkem energiat Seejärel see “mul on kiire” etapp, mis viib prioriteedid segamini – kui kõik tundub tähtis, on raske keskenduda olulisele. Loomulikult on puhkuselt naasmine tore tunne, kuid korraga on sada kümme asja ellu vaja viia või mitu uut projekti kohe algamas. Ja ikka kõik erinevad muutused, pidev muutus organisatsioonis, protsessides nõuab paindlikkust – paindlikkus tuleb teadlikkust harjumuste ja tegevuste juhtimisest. See on mõtteviisi arendamine.

Ameerika Psühholoogide Assotsiatsiooni uuring kinnitas, et head ajaplaneerimise oskused on seotud madalama stressitaseme ja suurema tootlikkusega. See tõestab, et aja tõhus haldamine võib oluliselt vähendada ärevust ja parandada vaimset tervist. Tõhus ajajuhtimine võimaldab eraldada aega tööks, puhkuseks ja lõõgastumiseks, luues tasakaalustatud elustiili, mis toetab vaimset tervist.

Ma toon välja oma kogemusest, millistele punktidele keskendumine aitab keerulisel ajal enese- ja ajajuhtimise ohjad enda kätte haarata ja need on järgmised:

1. Selgita oma prioriteedid iga päev

Keerulisel ajal võib eelistuste nimekiri kiiresti muutuda. Küsi endalt igal hommikul:

• Mis on täna kõige olulisemad 3 asja, mida pean tegema?
• Mis juhtub, kui ma neid ei tee?

See aitab vältida „tulekahjude kustutamise“ lõputut ringi.

Prioritiseerimine tähendab kõige olulisemate ülesannete kindlaksmääramist ja neile keskendumist. Eisenhoweri maatriksitist on paljud kuulnud, kuid soovitan selle abil oma to do list läbi mängida. Maatriks jagab ülesanded nelja kategooriasse:

1. Kiired ja olulised – vajavad kohest tähelepanu.
2. Mittekiired, kuid olulised – saab ajastada hilisemaks.
3. Kiired, kuid mitte olulised – vajavad tähelepanu, kuid ei ole kriitilised.
4. Mittekiired ja mitte olulised – tuleks delegeerida või kõrvaldada.

Lause “mul on nii kiire” viitab sellele, et fookus pole paigas ja teed ettejuhtuvaid asju. Moto mis alati aitab mind -aega on, kui fookus ja prioriteedid on paigas.
Mida ma veel märkan meeskondades, et kust see stress tekib, sest inimestel on käsil liiga palju asju korraga. Ütlen ikka, et kõik saab, aga mitte korraga. Seega seada prioriteedid 2-3 eesmärgile või projektile, sest elu tahab ka elamist ja aeg hobidele peab kalendris olema.

2. Juhi oma energiat, mitte ainult aega

Aeg on piiratud, aga energia on taastatav ja arendatav. Paljud inimesed keskenduvad ainult ajajuhtimisele, kuid unustavad, et tegelikult on just energia see, mis määrab, kui tulemuslikult ja rõõmsalt me oma aega kasutame. Koolitustel näen sageli, et just siit eksitakse kõige enam – mitte pahatahtlikkusest, vaid seetõttu, et mõju ei ole kohene. Kuid pikaajaliselt on erinevus tohutu. See on meie praeguse ajastu kõige suurem väljakutse. Soovitused energia juhtimiseks:

• Tee mikro-pause päeva jooksul. Meie aju töötab paremini tsüklitena (umbes 90 minutit süvenemist, mille järel vajab ta vaheldust). Isegi 2–3 minutit sirutamist või hingamisharjutust aitab värskelt jätkata.
• Liigu regulaarselt. Uuringud näitavad, et isegi 5-minutiline jalutuskäik parandab keskendumisvõimet ja vähendab vaimset väsimust. See on väike investeering, mille mõju tunned kohe.
• Kasuta “kõnnikoosolekuid”. Lihtne, aga sageli alakasutatud viis energiat juurde toota. Meeskond kõnnib ja arutab – tulemuseks on rohkem ideid, vähem stressi ja isegi parem meeskonnavaim.
• Planeeri taastumist sama teadlikult kui tööd. Puhkus, uni ja liikumine ei ole “boonus”, vaid osa sinu produktiivsuse strateegiast.

Et kogemust ja ideed kinnitada, siis toon välja ka mõned leiud uuringutest, mis seda kinnitab:

• Stanfordi Ülikooli uuring leidis, et pärast 90-minutilist keskendumisperioodi langeb tootlikkus järsult, kuid lühikesed pausid taastavad tähelepanuvõime kiiresti.
• Ajakirjas Journal of Environmental Psychology (2011) avaldatud uuring näitas, et lühikesed jalutuskäigud looduskeskkonnas suurendasid loovust 60% võrra.
• Harvardi ärikool rõhutab, et energiat juhtivad juhid (kes teevad pause, liiguvad ja puhkavad teadlikult) on pikaajaliselt edukamad kui need, kes lihtsalt rohkem töötunde teevad.

Aega ei saa juurde osta, aga energiat saab teadlikult kasvatada. Kui sa juhid oma energiat, mitte ainult aega, muutub tööpäev mitte lihtsalt tõhusaks, vaid ka nauditavaks.

3. Kasuta lihtsaid tööriistu ja loo süsteem

Alusta lihtsast. Sa ei pea korraga kasutusele võtma kümmet uut rakendust. Piisab, kui valid ühe või kaks tööriista, mis toetavad sinu igapäevast rütmi.
Näiteks:

• Trello või Todoist vms– aitavad hoida kõik ülesanded ja projektid ühes kohas.
• Digitaalne kalender – sisesta sinna „fookusblokid“, et jätta teadlikult aega süvenemiseks ja katkestustevabaks tööks.

Kasuta „5-minuti reeglit“. Kui ülesanne võtab alla 2–5 minuti, tee see kohe ära. See hoiab ära pisiasjade kuhjumise ja vähendab vaimset koormust.

Loo endale süsteem, mitte segadust. Süsteem tähendab, et sa tead täpselt, kuhu uued ülesanded kirja panna, kuidas neid tähtsuse järgi järjestada ja millal neid üle vaadata. Selline struktuur annab ajule signaali: “Mul on kõik kontrolli all.”

Näiteks minul on kõik tegevused, eesmärgid, reisiplaanid, arenguplaanid ja kokkuvõtete tegemiseks Notion. See on lihtne ja hea visuaalne keskkond oma (töö)elu planeerimiseks ja süsteemide loomiseks.

Näiteks. 2021. aasta uuring ajakirjas Journal of Occupational Health Psychology kinnitas, et inimesed, kes kasutasid organiseerimise tööriistu (to-do listid, kalendrid, projektijuhtimisrakendused), kogesid madalamat tööga seotud stressi ja suuremat selgust oma tööülesannetes.

Ja veel üks tähelepanek – hoia oma mõtteviis paindlik

Keerulised ja ebamäärased ajad ei jää igaveseks. Positiivne ja lahendustele orienteeritud mõtteviis aitab mitte ainult toime tulla, vaid ka kasvada. Harjuta end küsima: “Mis on see, mida ma saan praegu mõjutada?” ja “Probleeme tuleb ikka lahendada nende tekkimise järjekorras!” Vahel päästab ka mõte – on nagu on, sest hommik on õhtust alati targem. Keeruline aeg ei tähenda, et peaksime töötama rohkem või kiirustama rohkem. See tähendab, et peame töötama teadlikumalt ja jonnakalt hoidma võtma aega selleks, et toota energiat juurde sulle sobivate tööriistadega.
Enese- ja ajajuhtimine on nagu kompass – see aitab säilitada suunda ka siis, kui ümbrus on ebastabiilne.

Intensiivne ja muutusterohke aeg ei loo meie iseloomu, vaid näitab, milline see tegelikult on. Ja hea enesejuhtimine aitab seda iseloomu tugevdada. Ajakirja Timewatch 2025 statistika avaldas, et 91% inimestest usub, et parem ajajuhtimine toob kaasa tööturul stressi vähenemise; 90% näeb selles fokuseerituse kasu; ja 88% usub, et see parandab keskendumist

Artikli kirjutas,

enese- ja ajajuhtimise koolitaja

Signe Ventsel

Artikkel ilmus Personaliuudistes 02.09.2025